Pembuatan Database Pada Mic. Access

 

 

Pengenalan Database

Database adalah suatu sekumpulan data yang disusun sedemikian rupa sehingga membeentuk informasi yang sangat berguna. dan terbentuk dari sekelompok data yang memiliki sifat / jenis sifat yang sama. Misalnya data buku, data pinjam dan data anggota.

 

Istilah-istilah dalam database diantaranya :

a. Tabel : tempat untuk menyimpan data, tabel terdiri dari field dan record.

b. Field : disebut juga dengan kolom yaitu, bagian dari tabel yang digunakan untuk menyimpan sebuah item data

c. Record : disebut juga dengan baris yaitu, bagian informasi dalam tabel, misal data buku akan disimpan dalam satu record yang terdiri dari beberapa kolom.

** Pengelolaan Tabel

Pengelolaan data dalam tabel terdiri dari beberapa hal dibawah ini, diantaranya :

- Menambah data

- Mengedit atau mengubah data

- Menghapus data

– Mencari dan mengganti data

Catatan : Selain tabel, sebuah file database Access juga berisi bermacam-macam obyek database yang lain diantaranya:

- Query untuk mengorganisasi data,

- Form untuk berinteraksi dengan data pada layar

- Report untuk mencetak hasil

- Macros dan Visual Basic untuk memperluas fungsionalitas dari aplikasi database.

Semua Objek tersebut akan dalam file <filename>.mdb

 

** Dibawah ini merupakan langkah-langkah yang digunakan untuk membuat sebuah database tentang Perpustakaan.

1. Klik menu Start –> All Program –> Microsoft Office –> Microsoft Office 2003

Seperti gambar berikut :

 

2. Setelah itu anda akan menemui beberapa icon seperti dibawah ini :

a. Blank Access Database

b. Blank Data Access Page

c. Project (Existing Data)

d. Project (New Data)

Pilih icon pertama yaitu Blank Access Database untuk membuat table baru sesuai dengan kebutuhan data yang anda inginkan.

3. Kemudian anda akan keluar jendela yang beruliskan db.1, lalu sebelum anda create rubahlah icon data tersebut sesuai dengan keinginan anda.

4. Anda dapat memulai membuat table sesuai dengan kebutuhan. Dimana table digunakan untuk mencatat informasi dan sebagai tempat mengelola data.

· Langkah-langkah yang anda gunakan sebelum membuat table adalah sebagai berikut :

- Rancangan table yang akan anda buat.

- Aturlah struktur table yang anda gunakan

- Aturlah relasi antar table supaya informasinya dapat saling digunakan.

Jika anda ingin membuat table, maka pilih object table dan pilih create table. .

5. Simpan database baru yang telah anda buat tadi dengan nama perpustakaan.mdb

6. Pilih create table in design view. Sehingga muncul icon seperti gambar dibawah ini :

7. Masukkan data-data yang akan anda masukkan dalam sebuah table, sesuai dengan perancangan yang akan anda bangun. Dengan cara ketik nama fieldnya, tentukan juga type datanya dan atur pula lebarnya datanya.

Misal data yang sesuai dengan program perpustakaan berupa:

- field buku yang berisi :

No Buku tipe data text(5)

Judul Buku tipe data text(10)

Pengarang tipe data text(10)

Tahun Terbit tipe data Text(4)

Jenis Buku tipe data Text(10)

Status tipe data Yes/No

- Field Anggota

No Anggota tipe data Text(10)

Nama Anggota tipe data Text(15)

Kota tipe data Text(10)

No Telepon tipe data Text(10)

Tgl Lahir tipe data Date/Time

- Field Pinjam

No Pinjam tipe data Text(5)

No Buku tipe data Text(5)

No Anggota tipe data Text(10)

Tgl Pinjam tipe data Date/Time

Tgl Kembali tipe data Date/Time

 

- Keterangan : untuk yang di Tulis tebal merupakan Primary Key sedangkan yang dicetak miring merupakn Constraint key.

8. Setelah semua data tersebut telah selesai direncanakan, praktikkan saja data diatas pada field yang disesuaikan.

Contoh :

- Pilihlah table yang akan diisi datanya.Seperti gambar dibawah ini.

- Isikan data sesuai dengan keinginan. Misalnya:

9. Menyimpan tabel

menyimpan perancangan struktur tabel diatas, klik menu file –> save dan beri nama sesuai dengan isi tabel.

10. Merubah data pada table

- Membuka table yang akan diedit

- Mengarahkan kursor ke record yang iubah datanya, missal ingin merubah data tersebut ke record yang lain, maka pilih record yang sesuai lalu tulis perubahannya.

- Lalu rubah sesuai dengan data yang akan dirubah.

11. Menghapus Data pada Tabel

 

- Buka table yang berisi data yang akan dihapus. Misal hapus data pada record 2, klik kiri sehingga record tersebut ter blog kemuadian klik kanan pilih delete record.

- Kemudian akan keluar jendela sebagai berikut.

- Pilih yes untuk menghapus data.

12. Lakukan cara yang sama untuk membuat table anggota dan table Pinjam.

13. Memberi Relasi antar Table

Pembuatan relasi antar table ini bertujuan untuk membuat hubungan antar table agar ada relasi antara table satu dengan table yang lain. Sehingga terdapat saling keterkaitan antar table yang digunakan.

Sebagai contoh system yang anda coba yaitu system perpustakaan.

 

- table anggota

- table pinjam

- tabel buku

Langkah-langkah pembuatan relasi tabel

- Buat table buku seperti gambar dibawah ini

- Pastikan tabel buku tersebut sudah diisi sesuai dengan data.

- Buat tabel anggota seperti gambar berikut:

- Pastikan juga tabel anggota telah diisi data sesuai dengan kebutuhannya.

- Buat table pinjam seperti gambar berikut ini

- Pastikan juga tabel anggota telah diisi data sesuai dengan kebutuhannya.

Pembuatan Relasi Table

a. untuk membuat relasi antar tabel, pada menu –> Tools –> Relationship.

b. Menambahkan tabel-tabel pada skema relasi dengan meng-klik icon show table dan blok data yang ingin ditampilkan kemuadian klik Add.

kemudian klik close

c. Hubungan antar table.

- Antara tabel anggota dan tabel pinjam (field No Anggota yang ada pada tabel pinjam merupakan foreign key yang berhubungan dengan No Anggota yang merupakan Primary Key pada tabel Anggota.)

- Antara tabel buku dan tabel pinjam (field No Buku yang ada pada tabel pinjam merupakan foreign key yang berhubungan dengan No buku yang merupakan Primary Key pada tabel buku.)

d. Untuk mewujudkan relasi antar tabel yang sudah ditentukan diatas lakukan klik dan drag dari foreig key yang ada pada tabel anak keprimary key yang ada pada tabel induk, sebagai contoh klik field No Anggota pada tabel pinjam kemudian drag ke field No Anggota pada tabel Anggota.

e. Kemudian muncul jendela untuk menentukan property dari relasi yang terbentuk, berikan tanda centang pada Enforce Referential Integrity.

f. Hasil akhir relasi antar tabel sebagai berikut :

 

*** GOOD LUCK ***